ارتباط بين مديران و كامپيوتر

سيستم اطلاعات زماني مؤثر و كاراست كه اطلاعات مورد نياز مديران از سيستم به آساني قابل بازيافت بوده و ارتباط مديران با سيستم اطلاعات (و كامپيوتر) آسان باشد و درعين حال مديران نيز بتوانند به سهولت داده هايي را به سيستم انتقال دهندو نظام پردازش اين قبيل داداه ها بر اساس اهداف اطلاعاتي مشخص و مدون پيش بيني شده باشد. به بيان ديگر ارتباطي منطقي بين سيستم پردازش داده ها و سيستم اطلاعات وجود داشته باشد. منتها به رغم احساس اين ضرورت در عمل، گزارشات بسياري از عدم توفيق در اين زمينه انتشاريافته است. نظر گروهي از كارشناسان و متخصصان كامپيوتر در اين زمينه اين است كه اشكال اساسي در پديد نيامدن ارتباط مناسب بين مديران و سيستم هاي اطلاعات به برنامه هاي كامپيوتر وارد است كه بدون شناخت بسنده از مديران و سبك هاي مديريت آنان طراحي مي شود. و به زعم برخي ديگر اين نارسايي از شناخت ناكافي تحليلگران و طراحان از نظام مديريت و ناآگاهي از چگونگي پردازش اطلاعات در نظام فكري مديران سرچشمه مي گيرد. منتها برخي صاحبنظران وجود اين نارسايي را تا اندازه زيادي طبيعي ارزيابي مي كنند و علت آن متفكر بودن انسان (در اينجا مديران) در برابر متفكر نبودن كامپيوتر مي دانند.

روش هاي متعددي تاكنون بمنظور تسهيل ارتباط مديران با سيستم هاي اطلاعات (و كامپيوتر) بوجود آمده است. در يكي از اين روش ها توصيه مي شود كه بخشي از داده ها بوسيله مديران به سيستم اطلاعات وارد شود. تجربه كاربرد اين روش نيز كارايي آن را در بيشتر موارد تاييد كرده است. واقعيت نيز همين است كه اگر سيستم اطلاعات مديريت اين چنين انعطافپذير طراحي شده باشد ارتباط مدير و سيستم اطلاعات مديريت به آساني برقرار مي شود. دراين صورت مديران مي توانند بدون آنكه نيازي به مراجعه به همكاران خود داشته باشند، هرگونه اطلاعات مورد نياز را مستقيماً از سيستم اطلاعات دريافت نمايند. تجربه نشان داده است كه درصورت ايجاد ارتباط مناسب بين سيستم اطلاعات و مدير، سرعت و توان تصميم گيري مديران افزايش يافته، امكان دستيابي سازمان به اهدافش فزوني مي يابد. بعلاوه درصورت تداوم كاركردن مدير با كامپيوتر، بسياري از اطلاعاتي كه در ساير شرايط ممكن است در دسترس مديران قرار نگيرد، در معرض توجه آن ها قرا مي گيرد كه مي تواند مورد تحليل مدير و موجد نظرات اثربخشي در ايشان نسبت به سازمان شود. يكي از دلايل بدبين بودن مديران نسبت به استفاده از سيستم هاي اطلاعات اين است كه آنان تصور مي كنند يادگيري نحوه كاربرد كامپيوتر نيازمند صرف وقت بسيار است. در سيستم هاي جديد كه بصورت انعطافپذير طراحي شده اند اين امكان براي مديران بدون اينكه نيازي به صرف وقت بسيار باشد، فراهم شده است. فاصله بين مدير و كامپيوتر به عنوان يكي از مشكلات ارتباط فيمابين آن ها همسان فاصله اي است كه بين دو نفر كه از نظر الگوي فكر و تجربه و طبقه اجتماعي متفاوتند، وجود دارد و حل آن به آساني ممكن نيست. بر اين سياق كامپيوتر بدليل خصوصيات تكنيكي آن، خصوصياتي ثابت، تغييرناپذير و انعطافپذير دارد، به اين خاطر دستيابي به ارتباط مؤثر با كامپيوتر نيازمند كوشش و همكاري استفاده كننده (در اينجا مدير) درجهت بكار گرفتن توانايي ها و قابليت هاي انساني خود در تطبيق با امكانات و ويژگي هاي كامپيوتر است.

از جنبه ساختاري سيستم اطلاعات مديريت به عنوان مجموعه اي فراگير و هماهنگ از سيستم هاي فرعي يكپارچه تشكيل مي شود كه داده ها را با استفاده از روش هاي متنوع با در نظر گرفتن گرايشات كلي و طرز فكر مديران، به اطلاعاتي تبديل مي كند كه موجب افزايش كارايي سازمان مي گردد و قابليت ارزيابي فعاليت ها را براساس ملاك هاي كيفي، فراهم مي سازد.