برنامه ریزی برای سیستم های اطلاعاتی

 موفقیت و عدم موفقیت هر فعالیت و هر سازمانی، بستگی تام به برنامه ریزی مدیریت دارد. متاسفانه غالباً در واحدهای کامپیوتر، برنامه ریزی فعالیتی است که به دست فراموشی سپرده می شود. یکی از این دلایل غفلت از آموزش مدیران کامپیوتر در زمینه فرایند برنامه ریزی است. به دلیل، پویا بودن کامپیوتر در محدوده های سازمانی، مدیران کامپیوتر غالباً مدعی هستند که وجود پروژه های متعدد، قدرت برنامه ریزی را از آن ها سلب کرده است(پروژه های جدید عمده در فاصله های متوالی موجب بحران های مداوم شده است) یا اینکه ادعا می کنند، محیطهای کاری به قدری پیچیده و پویا ست که برنامه ریزی غیر عملی است. حال آنکه در حقیقیت تکرار و تناوب بحران های پردازش داده ها، در نتیجه تغییرات تکنولوژی، اهمیت بیشتر برنامه ریزی را در سیستم های کامپیوتری، تشدید می کند. برنامه ریزی در این زمینه به مدیران کمک می کند که منابع به صورت مؤثرتری به این عوامل تخصیص یابند تا نتیجه مطلوب تری در جمع، عاید سازمان شود. دلایل متعدد دیگری برای تاید اهمیت برنامه ریزی در گروه های تدوین کننده سیستم های اطلاعاتی وجود دارد. برای مثال، هر سازمان غالباً باید از تجربه های گذشته و کارهای انجام شده در ماه ها و سال های گذشته بهره بگیرد تا نسبت به احتمال اجرا و استقرار تکنولوژی جدید در سازمان، داوری صحیح بکند. به همین منظور، تخصیص منابع نیروی انسانی برای آموزش و یادگیری تکنولوژی، در زمان لازم و مقدم بر هر کار دیگری از ضروریات برنامه ریزی است. دلیل دیگر این است که بعضی از سیستم ها ماهیتاً، در درازمدت اجرا و مستقر می شوند و نیازمند پیش بینی و برنامه ریزی ۲ تا ۵ ساله هستند. برای مثال استفاده از بانک های اطلاعاتی از جمله پروژه های با ماهیت درازمدت در سازمان است. بنابراین نبود برنامه ریزی، پذیرش مخاطره ای جدی در امر مکانیزه کردن سیستم ها و استفاده در تغییرات تکنولوژی است.

در نهایت، سه نوع برنامه ریزی برای سیستم های کامپیوتری مورد نیاز است. برنامه درازمدت، برنامه کوتاه مدت، و برنامه پروژه ای (هر بررسی سیستم). برنامه های درازمدت می باید بر اساس اهداف و استراتژی درازمدت سازمان، استنتاج شود. برای مثال، تصور کنید که سازمانی قصد داردحجم فروش خود را ظرف زمان ۵ سال دو برابر کند (هدف) و بدین منظور تصمیم گرفته است که خود اقدام به تاسیس فروشگاه های زنجیره ای عرضه مستقیم محصولات خود بکند(استراتژی). واحد کامپیوتر می باید اطلاع کامل از این هدف و استراتژی داشته باشد تا بتواند برنامه ریزی لازم جهت افزایش ظرفیت پردازش و تهیه استراتژی لازم به منظور جمع آوری و پردازش معاملات در فروشگاه های تاسیس شده بدین منظور را داشته باشد.

بدیهی است این مثالی ساده بود، و اهداف و استراتژی های هر سازمان پیچیده تر از این مثال می باشد و به مراتب اهداف و استراتژی واحد کامپیوتر، پیچیده تر خواهد بود. اعضای کمیته راهبری معمولاً به شکل عمیقی در برنامه ریزی درازمدت سازمان مشارکت می کنند و قادرند بین برنامه های کلان سازمان، و برنامه های کامپیوتری، هماهنگی لازم را برقرار کنند.