ساختار سازمان ماتریسی و چگونگی تشکیل آن

در چنین نظامی، هر سرپرست ممکن است اختیارات و ارتباطاتی با بیش از یک سیستم داشته باشد. معمولاً طراحی ماتریسی در جایی مطرح است که بخش­های وظیفه­ای و کالاها مختلف، باید لزوماً با یکدیگر ترکیب شوند. شرکتی که چند کالا دارد ممکن است برای هر کالا، مدیری منصوب کند. این مدیر با بخش­های وظیفه­ای (همچون مالی، حسابداری، پرسنلی و تولید)، رابطه خواهد داشت. مدیر کالا و مدیران وظیفه­ای، ممکن است به مدیر شرکت گزارش دهند. در سازمان­های ماتریسی، کارکنانی هستند که به دو مدیر (یک مدیر وظیفه­ای و یک مدیر کالا)، گزارش می­دهند. برای مثال، حسابداری که در مورد یک کالا مسئولیت دارد، ممکن است هم به مدیر کالا و هم به بخش حسابداری شرکت گزارش دهد. مهندس کنترل کیفی (که کنترل کیفیت کالا خاصی را برعهده دارد)، هم به مدیر کالا و هم به مدیر تولید شرکت گزارش می­دهد.

شکل­گیری سازمان­های ماتریسی در چند مرحله صورت می­گیرد. شروع آن می­تواند از یک گروه ضربت یا تیمی مرکب از اعضای بخش­های مختلف شرکت (همچون مالی، حسابداری، بازاریابی و منابع انسانی)، باشد. این گروه ضربت، رهبر مشخصی خواهد داشت. اعضای تیم، به بخش­های وظیفه­ای خود گزارش داده و در مقابل رهبر تیم نیز پاسخگو هستند.

معمولاً با پیشرفت کار گروه ضربت، ایجاد تیم دائمی لازم می­شود که ایجاد تیم دائم، مرحله دوم شکل­گیری سازمان ماتریسی است. این تیم، راه را برای پیاده سازی پروژه­ای تمام عیار باز می­کند. در این مرحله، مدیری برای تیم منصوب می­شود و برای جذب منابع انسانی لازم را بخش­های وظیفه­ای، به مذاکره می­پردازد و بدین ترتیب، روابط جدیدی را با چند مسئول دیگر برقرار می­کند. وجه تمایز اصلی سازمان­های ماتریسی در همین روابط است. این امر با طراحی سلسله مراتبی سازمان­های عمودی (که مسیر گزارش­دهی رسمی آنها، کاملاً تعریف و مشخص شده است)، مغایرت دارد. مدیریت بر سازمان ماتریسی نیز، کاری دشوار و چالش برانگیز است. این کار مستلزم مذاکره دائم، مدارا و شکیبایی با همتایان، حسن همکاری و قبول تقسیم قدرت است. سازمان ماتریسی (نسبت به سازمان عمودی) محیط مناسب­تری برای نوآوری فراهم می­کند. این نوع سازمان، انعطاف پذیری و کارتیمی بیشتری را بدنبال دارد. استفاده از این طرح سازمانی برای سازمان­هایی، مطلوب و جذاب است که دارای ویژگی­های زیر باشند:

• دارای تکنولوژی­های پیچیده باشند.
• ابزار رقابتشان، نوآوری باشد.
• تعادل زیادی بین کنانشان باشد.
• هماهنگی چشمگیری بین پروژه­ها و وظایفشان حاکم باشد.
• مجبور باشند تا با شرایط متغیر بازار، منطبق شوند.