نظام بازیابی اطلاعات

ذخیره و بازیابی اطلاعات فعالیت‌هایی که برای تحلیل و سازماندهی مدارک و منابع صورت می‌گیرد (پائو، ۱۳۷۹). ذخیره اطلاعات، و تلاش‌هایی که برای یافتن یک یا چند مدرک از میان انبوه مدارک ذخیره شده انجام می‌شود بازیابی اطلاعات نام دارد (بیزاییتس، ۱۳۸۴). نظام‌هایی که این جریان‌ها در آنها روی می‌دهد نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات خوانده می‌شود (بهمن‌آبادی، ۱۳۸۱). نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات معمولاً به منظور دسترس‌پذیر کردن مجموعه‌ای از منابع اطلاعاتی برای استفاده‌کننده‌ای که مایل به کسب این اطلاعات است طراحی می‌گردد. اطلاعاتی که در نظام‌های ذخیره و بازیابی اطلاعات ذخیره می‌شود یا صرفاً شامل داده‌های کتابشناختی است، مانند مشخصات کتاب‌ها، اسناد و مدارک، و مقاله‌های مجلات؛ یا اصل مدرک است که همراه مشخصات آن عرضه می‌شود. حالت اخیر پایگاه داده‌های تمام متن نام دارد. نظام‌های بازیابی اطلاعات را در معنای وسیع می‌توان برای دستیابی به مجموعه‌های تصویری، فیلم، پروانه‌های ثبت اختراع، و جز آن نیز مورد استفاده قرار داد. در هر حال، هدف هر نظام ذخیره و بازیابی اطلاعات آن است که در اسرع وقت بیشترین اطلاعات مرتبط با نیاز استفاده‌کننده را ـ آن‌طور که در درخواست وی ذکر شده ـ در اختیار بگذارد (بهمن‌آبادی، ۱۳۸۱).

نظام بازیابی اطلاعات

پیش از ارائه تعریف از “نظام ذخیره و بازیابی اطلاعات”، مفاهیم “نظام” و “بازیابی اطلاعات” را توضیح می­دهیم.

نظام

مجموعه‌ای از اجزای به هم مربوطی است که برای انجام فعالیتی خاص با هدفی ویژه با یکدیگر میانکنش دارند. طبق این تعریف هر موجودیتی را می­توان نظام تصور کرد. نظام، مفهومی سلسله مراتبی است (لارج، ۱۳۸۱).

بازیابی اطلاعات

تمام فعالیت هایی که در فرآیند ذخیره سازی و بازیابی از لحظه نمایه سازی یک مدرک برای دروندهی به نظام تا لحظه ای که براساس تقاضا بازیابی می­شود، فرآیند ارزیابی اطلاعات را تشکیل می­دهند.

نظام بازیابی اطلاعات

نظام هایی هستند که برای یافتن یک یا چند مدرک از میان انبوه مدارک ذخیره شده به کار می­روند و به لحاظ نوع سازماندهی، ساختار پایگاه‌ها، راهبرد بازیابی، کاربران و فرآیندی که طی آن درخواستهای اطلاعاتی کاربران پاسخ داده می­شود، متفاوتند (لارج، ۱۳۸۱).

براساس آنچه که در تعاریف آمده است، می­توان انواع مختلفی از نظامهای بازیابی اطلاعات اعم از چاپی و الکترونیکی را برشمرد. نمایه پایان یک کتاب که در چند صفحه تنظیم شده است و نیز نرم افزار مورد استفاده در یک کتابخانه با هزاران رکورد از منابع اطلاعاتی موجود در کتابخانه، همگی از نظام های ذخیره و بازیابی اطلاعات به شمار می­آیند (کوشا، ۱۳۸۱).