تعریف سیستم اطلاعاتی منابع انسانی | HRIS

منظور از سیستم اطلاعاتی منابع انسانی[۱] ، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم‌گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان پذیر سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح و دقیق، کوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، کامل و “به هنگام” باشد.

استفاده از برنامه‌های مختلف کامپیوتری برای جمع آوری و پردازش اطلاعات درباره منابع انسانی به پیدایش سیستم اطلاعاتی منابع انسانی منجر گردیده و به تدریج جایگزین روش‌های دستی جمع­آوری اطلاعات شده است. توانایی فوق‌العاده کامپیوتر در ذخیره‌سازی و تجزیه و تحلیل اطلاعات، همچنین در اختیار قرار دادن اطلاعات مورد نیاز در مدتی بسیار کوتاه، آن را به صورت ابزار بسیار مهمی درآورد و امکان پردازش حجم زیادی از اطلاعات را با سرعتی زیاد برای مدیران فراهم ساخت. اما نباید تصور کرد که یک سیستم اطلاعاتی، الزاماً محتاج به کامپیوتر است. سازمان، حتی بدون کامپیوتر نیز می‌تواند سیستم اطلاعاتی سودمند و موثری را طراحی و از آن استفاده نماید.

گسترش فعالیت‌ها و وظایف مدیران در قلمرو مدیریت منابع انسانی و تعامل مستمر بین این فعالیت‌ها و لزوم طرح‌ریزی‌های هماهنگ در جذب، بهسازی، نگه داری و کاربرد موثر منابع انسانی، به عنوان مهم‌ترین منبع استراتژیک هر سازمان، ایجاد سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی و به روز نگه داشتن اطلاعات این سیستم را در سازمان‌های بزرگ ضروری ساخته است.

سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یک روش سازمان یافته جمع­آوری، نگه­داری و ارائه اطلاعات به مدیران، به منظور تصمیم‌گیری در امور چهارگانه (جذب، آموزش، به کارگیری و حفظ و نگهداری کارکنان) نظام مدیریت منابع انسانی.

چنین سیستمی، چه دستی طراحی شود، چه کامپیوتری باید دارای مشخصات زیر باشد:

• اطلاعات به روز باشد و به موقع در اختیار استفاده کننده قرار گیرد.
• اطلاعات صحیح و دقیق باشد.
• اطلاعات مربوط و مورد نیاز مدیران باشد.
• کلیه اطلاعات مورد نیاز برای هر نوع تصمیم‌گیری به طور سریع در اختیار اشخاص مسئول قرار گیرد، نه همه کارکنان.

امروزه تمام نظریه پردازان مدیریتی و مدیران مسئول امور پرسنلی متفق‌القول هستند که تنها راه انجام مطلوب وظائف ستادی، اداری و اجرائی مدیریت منابع انسانی و اخذ تصمیمات استراتژیک و اجرائی به موقع و صحیح، ایجاد یک شبکه کارآمد اطلاع رسانی مدیریتی است. ” سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی[۲] ” در دو دهه اخیر مهم‌ترین تحقیقات مدیریتی را به خود اختصاص داده‌اند. “اطلاع رسانی” و “تصمیم‌گیری” از مهم‌ترین مسائل روز در مطالعات مدیریت می‌باشند، یعنی ایجاد یک سیستم مطمئن اطلاعاتی که از آن طریق بتوان در کمترین زمان تمام اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و اجرائی بدست آورد.

[۱] – Human Resource Information System

[۲] – Management Information Systems