تعریف سیستم‌های اطلاعاتی اجتماعی و اهداف آنها

اطلاع رسانی در مدیریت اجتماعی منابع انسانی باید بتواند در آن واحد اولاً تصویر روشنی از کم و کیف منابع انسانی سازمان و اداره امور اجتماعی به مدیران بدهد، ثانیاً در جهت اهداف استراتژیک سازمانی اطلاعات مطمئنی را به منظور اخذ تصمیمات مهم مدیریتی منابع انسانی در اختیار مدیران مسئول بگذارد.

معمولاً اطلاعات را از نظر طبیعتشان می‌توان بصورت‌های مختلف دسته­بندی کرد که در ادامه بحث به آن‌ها می‌پردازیم.

• اطلاعات داخلی: به آن دسته از اطلاعاتی می‌گویند که از اوضاع اجتماعی داخل سازمان، مدیران را با خبر کند، مانند موقعیت کمی و کیفی منابع انسانی (مثل موقعیت سنی، جنسی، مهارتی و …)، هزینه‌های اجتماعی، نقل و انتقالات داخلی، برنامه‌های آموزشی سازمان و غیره.
• اطلاعات خارجی: به آن گروه از اطلاعات خطاب می‌کنند که مدیران را از اوضاع پیرامون سازمان با خبر کند، مثل اطلاعات در مورد بازار کار و ساختار آن، تغییر و تحولات حقوقی و قانونی مربوط به کار، الگوهای جدید مدیریتی مورد استفاده رقبا و غیره.
• اطلاعات کمی: که از طریق آماری با استفاده از این نوع اطلاعات می‌توان به راحتی معضلات موجود در مورد هزینه‌های کاری، منابع موجود انسانی، چگونگی پیشرفت برنامه‌های منابع انسانی و غیره را برآورد نمود.
• اطلاعات کیفی: با استفاده از این سری اطلاعات می‌توان اطلاعات کمی را از طریق تشریح اوضاع موجود تکمیل نمود و آینده را پیش­بینی کرد.

به طور کلی، با استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی اجتماعی می‌توان به سه هدف زیر رسید:

• پیش­بینی‌های لازم را به منظور مضمون بندی سیاست‌ها و خطمشی ها انجام داد.
• تصمیم­گیری‌های استراتژیک و اجرائی را با اطمینان و سریعاً انجام داد.
• نتایج عملکردها را نسبت به پیش­بینی‌های انجام شده کنترل و ارزیابی کرد.

یکی از مهم‌ترین ابزار اطلاع رسانی در مدیریت منابع انسانی که می‌توان آن را با استفاده از کامپیوتر یا بدون استفاده از آن پیاده کرد “بیلان اجتماعی[۱] ” می‌باشد که امروزه در اکثر کشورهای صنعتی دنیا تهیه سالانه آن اجباریست. به عنوان مثال در فرانسه تهیه بیلان اجتماعی برای مؤسساتی که بیش از ۳۰۰ نفر کارمند دارند اجباری است. بیلان اجتماعی که به عنوان ابزار اطلاعاتی دارای کاربردهای زیادی در امر اطلاع رسانی به مدیران می‌باشد، از طریق اندازه گیری کمی و کیفی فعالیت‌های اجتماعی سازمان را در جهت پیدا کردن معیارهایی برای مدیریت بهتر منابع انسانی و برآورد نیازهای منابع انسانی یاری می‌دهد و مشخص می‌کند که آیا محیط اجتماعی سازمان، روابط کاری، مهارت‌ها و غیره در جهت صحیح هدایت شده و مورد بهره برداری قرار می‌گیرند یا خیر.

۱- برای اطلاع بیشتر از بیلان اجتماعی یا حسابداری اجتماعی رجوع شود به مقاله محمد رضا پژوهی: حسابداری منابع انسانی، فصلنامه مطالعات مدیریت، شماره ۸٫