اجزای نظام های بازیابی اطلاعات

به طور خلاصه اجزای نظامهای بازیابی اطلاعات را می­توان به این صورت بیان نمود (بهمن‌آبادی، ۱۳۸۱):

• گزینش منابع اطلاعاتی
• بازنمون اطلاعات
• سازماندهی فایل
• تحلیل پرسش و راهبرد جستجو
• اشاعه و دسترسی
• گزینش منابع اطلاعاتی

گزینش منابع از مهم ترین کارکردها در نظام بازیابی اطلاعات است. برای ارائه خدمات اطلاع رسانی، نظام باید دارای منابع اطلاعاتی باشد که به گونه‌ای بالقوه مورد استفاده کاربر قرار گیرد عواملی که بر گزینش و فراهم آوری منابع مؤثر هستند، عبارتند از(حسن زاده، ۱۳۸۳):

• خط مشی
• فرآیند گزینش
• ابزارهای گزینش
• مراحل سفارش
• بازخورد
• بازنمون اطلاعات:

جنبه‌ای از بازیابی اطلاعات است که در آن فایل اصلی مدارک با مجموعه‌ای از برچسبها یا جایگزین هایی نظیر چکیده‌ها یا اصطلاح های نمایه‌ای بازنموده می­شود. دو نوع عمده بازنمون اطلاعات عبارتند از (حسن زاده، ۱۳۸۳):

• نمایه سازی
• چکیده نویسی
• سازماندهی فایل:

سازماندهی فایل یا طراحی فایل شامل عناصر زیر است:

• مقدار داده‌های ذخیره شده در هر پیشینه
• ساختار پیشینه
• رابطه میان عناصر مختلف داده‌ها
• مکان ذخیره فایل
• چگونگی ذخیره پیشینه ها
•  راه دسترسی به آنها
• تحلیل پرسش و راهبرد جستجو

تحلیل پرسش، مطالعه فرآیند رفتار جستجوی اطلاعاتی کاربران توسط انسان است. در این مرحله فعالیت های زیر صورت می­گیرد:

•  درک مؤثر نیازهای متقاضیان اطلاعات
• روانشناسی برقراری رابطه مؤثر میان افرا
• فن پرسش
• فرمول بندی منطقی درخواستهای جستجوپذیر برای اطلاعات

راهبرد جستجو، فرآیندی است که از طریق آن فایلی مورد جستجو قرار می­گیرد تا مدارک متناسب با نیاز اطلاعاتی کاربر شناسایی شود. برنامه جستجو با درخواستی مشخص آغاز و با فراهم آوردن مجموعه ای از مدارک بازیابی شده پایان می پذیرد.

• اشاعه و دسترسی: اشاعه، فرآیند انتقال اطلاعات به کسانی است که به آن اطلاعات نیاز دارند.

اشاعه اطلاعات به دو صورت انجام می شود:

•  تحویل مدرک که شامل مراحل زیر است:
  • مکان یابی مدرک
  • تحویل عملی مدرک
• اطلاع دهی که به دو صورت انجام می­شود:
  • اشاعه گزینشی اطلاعات
  • خدمات آگاهی رسانی جاری