چگونه یک مقاله را برای چاپ آماده کنیم؟

آماده سازی و ارسال مقاله به یک نشریه و انتظار برای تصمیم هیئت تحریریه ی آن مبنی بر پذیرش یا عدم پذیرش مقاله، یک فرآیند زمان بر است و با توجه به این که درصد بالایی از مقالات ارائه شده به این نوع نشریات پذیرش نمی شوند، این پروسه استرس و نگرانی زیادی در پی خواهد داشت. در این بخش، توصیفی از فرآیند آماده سازی، ارسال، بازبینی، داوری و پذیرش اثر با هدف معرفی فرآیندهای انجام گرفته بر روی مقاله از لحظه ی آغاز نگارش تا هنگام ورود به دفتر نشریه و در نهایت چاپ و انتشار ارائه شده است. در واقع هدف این بخش، ارائه ی پیشنهاداتی به منظور آماده سازی متن برای افزایش شانس پذیرش و انتشار است.

وظایف نویسنده

به عنوان نویسنده، تمام مسئولیت مربوط به کیفیت بخش های مختلف یک مقاله، شامل املاء و نشانه گذاری صحیح، استفاده ی مناسب از نقل قول ها، تهیه ی فهرست مراجع کامل و دقیق، صفحه بندی و شیوه ی نگارشی مناسب و مواردی از این قبیل بر دوش شما است.

بنابراین باید پیش از ارسال مقاله:

• نمونه خوانی متن را انجام دهید و تمام اشتباهات احتمالی موجود را برطرف کنید.
• با استفاده از فهرست کنترل، مقاله ی خود را از نظر مبانی شیوه ی نگارش و صفحه بندی کنترل کنید.
• نامه ای مبنی بر درخواست پذیرش مقاله که با عنوان «Cover Letter» شناخته می شود برای سردبیر نشریه ی مدنظر بنویسید.

نمونه خوانی و غلط گیری

امروزه با وجود کامپیوتر و نرم افزارهای واژه پردازی پیشرفته، اعمال اصلاح بر روی مطالب تایپ شده تقریباً غیر ضروری می نماید. گاهی ممکن است در متن اشتباه تایپی یا گرامری وجود نداشته باشد ولی نوشته از نظر منطق جمله بندی درست نباشد. در این مواقع، سیستم قادر به تشخیص اشتباه نخواهد بود. بنابراین، همواره نمونه خوانی و تصحیح دستی در اولویت قرار دارد.

هنگام نمونه خوانی به نکات زیر توجه داشته باشید:

• از لاک غلط گیری استفاده نکنید.
• زیر اشتباه تایپی یا گرامری با خودکار رنگی خط بکشید و شکل صحیح آن را دقیقاً در بالای آن بنویسید.
• اگر تعداد غلط گیری ها در یک صفحه زیاد باشد، بهتر است آن صفحه را دوباره تایپ کنید.
• هنگام وارد یا خارج کردن صفحه ای از داخل متن، شماره گذاری صفحات متن را کنترل کنید.

گاهی نیز ممکن است بازبین گر نشریه هنگام مطالعه ی متن مقاله‌ی شما به اشتباه های تایپی برخورد کند. در این حالت، بازبین گر از سیستم علائم نمونه خوانی و غلط گیری برای نمایش اشتباه ها استفاده خواهد کرد.

انتخاب نشریه

پیش از پیدایش و گسترش کامپیوتر و اینترنت، نویسندگان مقالات، فقط می توانستند نسخه ی چاپی مقاله ی خود را به نشانی پستی دفتر نشریه ارسال کنند و منتظر داوری و چاپ مقاله باشند که این امر علاوه بر زمان بر بودن، مشکلاتی نیز در پی داشت:

• یافتن نشانی دقیق پستی نشریات، کار ساده ای نبود.
• اغلب این نشریات در ایالات متحده و کشورهای اروپایی چاپ و منتشر می شدند و بنابراین هزینه ارسال مقاله به نشانی پستی دفتر نشریه بسیار بالا بود.
• به دلیل بُعد مسافت، مدت زمان ارسال پستی مقاله، پذیرش و داوری بسیار طولانی بود و گاهاً این تأخیر موجب دلسردی نویسنده می شد.
• این نشریات فقط به صورت چاپ شده در دسترس بودند که باز هم به دلیل بُعد مسافت تهیه‌ی آنها دشوار و بسیار پر هزینه بود.

ولی امروزه، اغلب نشریات از سرویس های اینترنتی و آنلاین برای انتشار مقالات استفاده می کنند و بنابراین نویسندگان مقالات با استفاده اینترنت می توانند؛ علاوه بر ارسال پستی، نسخه ی الکترونیکی اثر خود را به سرعت و با صرف هزینه ی اندکی به نشانی ایمیل نشریات ارسال کنند و توسط ایمیل از وضعیت مقاله ی خود آگاه شوند. همچنین امروزه بسیاری از این نشریه ها و مجلات علمی و پژوهشی دارای سایت اینترنتی هستند و اغلب آنها مقالات را به صورت آنلاین و بر روی سایت نشریه منتشر می کنند.

ارسال مقاله

در صفحه ی اصلی پایگاه اینترنتی این نشریات، بخشی با عنوان «Submission» یا «پذیرش» وجود دارد که اطلاعات کامل درباره ی چگونگی ارسال مقاله به دفتر هیئت تحریریه ی نشریه شامل نشانی پستی، ایمیل، شماره ی تماس و نام شخص مسئول پذیرش مقالات ارائه گردیده است. همچنین در این صفحه بخشی با عنوان « Instructions to Authors» به معنی شیوه نامه ی تهیه مقالات وجود دارد که نویسنده باید پیش از ارسال مقاله به آن بخش مراجعه کند و با شیوه ی نگارش، قالب بندی و سایر الزامات مد نظر نشریه آشنا شود و مقاله ی خود را بر مبنای اصول و نکات ارائه شده در این بخش آماده کند.

همراه مقاله، نامه ای با عنوان «Cover Letter» یا «نامه ی توضیحی» خطاب به فرد مسئول پذیرش مقالات که معمولاً مدیر مسئول یا سردبیر نشریه است نوشته می شود و در آن، علاوه بر درخواست داوری، پذیرش و چاپ مقاله، توضیحات جامع و کاملی درباره ی اثر ارسالی ارائه می گردد.

محتوای بسته ی ارسالی به نشریه

بسته ای که به نشانی پستی دفتر هیئت تحریریه ی نشریه ارسال می شود باید حاوی موارد زیر باشد:

• نامه ی درخواست پذیرش
• نسخه ی اصلی مقاله به همراه پرینت لیزری تمام تصاویر.
• ۳ الی ۴ نسخه ی اضافی از تمام مقاله است.
• کپی نامه ی کسب مجوز کپی برداری از مطالب یا تصاویر سایر منابع مورد استفاده در مقاله.

در برخی منابع، ارسال CD حاوی فایل متنی، جدول ها و تصاویر و فایل PDF مقاله به همراه نسخه‌ی چاپی کامل از متن به نشانی پستی نشریه توصیه شده است. برای ارسال مقاله از پاکت های محکم و لفاف دار استفاده کنید. بر روی پاکت نام و نشانی کامل نشریه را بنویسید و آن را توسط پست سفارشی یا هوایی به نشریه بفرستید. در ضوابط پذیرش و چاپ برخی نشریات، ارسال فایل کامپیوتری مقاله و تصاویر به نشانی ایمیل نشریه کافی است؛ معمولاً این نشریه ها مقالات را به صورت اینترنتی منتشر می کنند.

پذیرش

به محض دریافت مقاله در دفتر هیئت تحریریه ی نشریه، شماره ای به آن اختصاص می یابد و عنوان مقاله در پایگاه داده ی نشریه ثبت می شود و ظرف حداکثر ۴۸ ساعت، ایمیلی با مضمون اعلام وصول از جانب سردبیر نشریه به نویسنده مقاله ارسال می شود. فاصله میان تاریخ پذیرش اثر در دفتر نشریه و تاریخ چاپ آن با عنوان تأخیر چاپ یا «Publication lag» شناخته می شود. مدت زمان تأخیر چاپ، از نشریه ای به نشریه‌ی دیگر متغیر است. این موضوع به طور سالانه در گزارش خلاصه فعالیت های آن نشریه ارائه می شود.

پروسه ی بازبینی و داوری مقالات یک فرآیند تقریباً طولانی است، اما معمولاً ظرف حداکثر ۶۰ روز از زمان دریافت ایمیل اعلام وصول، نویسنده از وضعیت و نتیجه ی داوری مقاله ی خود آگاه می شود. چاپ مقاله نیز، بسته به تعداد مقالات پذیرش شده در یک نشریه از ۵ الی ۷ ماه به طول می انجامد. با فرض این که مقاله در مرحله ی بازبینی  اولیه برای چاپ در نشریه مناسب تشخیص داده شود، معمولاً دو یا چند بازبین نگر متخصص برای داوری اثر انتخاب می شوند.

ویراستاران و بازبین گرایان

بازبینی، مطالعه ی دقیق و ویراستاری مقاله، مهم ترین بخش فرآیند پذیرش و داوری به شمار می آیند. اغلب نشریات علمی و پژوهشی، از فرآیند بازبینی ناشناس یا «Masked Review» استفاده می کنند، به گونه ای که نویسنده و بازبین گر از هویت یکدیگر بی خبر هستند و فرآیند بازبینی به گونه ای طراحی شده است که کاملاً بی طرف و منصفانه خواهد بود. بازبین گران و یراستاران نشریات عمدتاً از میان اساتید و پژوهشگران برجسته و صاحب نظر در رشته های علمی مختلف انتخاب می شوند، زیرا نویسندگان مقالات انتظار دارند اثر آن ها به صورت منصفانه و حرفه ای مورد داوری قرار بگیرد. بنابراین خواسته می شود هنگام داوری مقالات معیارهای زیر را رعایت کنند:

• نظر خود مبنی بر پذیرش یا عدم پذیرش مقاله برای چاپ در نشریه را به طور واضح و شفاف در کوتاه ترین زمان ممکن اعلام کنند.
• نطر خود را به طور مشروح بیان کنند و در صورت امکان تحلیل جامعی از کیفیت متن مقاله و ارتباط میان عناصر اصلی تشکیل دهنده ی پژوهش مانند روش شناسی و چگونگی بیان نتایج و تفاسیر ارائه کنند.
• پیشنهادات انتقادی و سازنده ی خود را به صورت کتبی به اطلاع نویسنده ی اثر برسانند.
• اعلام نظر درباره‌ی عدم پذیرش مقاله نیز باید صریح و در عین حال مودبانه باشد.

فرآیند بازبینی

در ابتدا، سردبیر نشریه یا مسئول بخش پذیرش مقالات، مقاله را از ابتدا تا انتها از نقطه نظر ارکان پژوهش و شیوه ی نگارش به طور سطحی بررسی و کنترل می کند.

فرآیند بازبینی اولیه ی مقاله نسبتاً ساده و سریع است. در این بررسی مقدماتی، سردبیر یا یکی از اعضای هیئت تحریریه نشریه:

• چکیده را مطالعه می کند و موارد زیر را مدنظر قرار می دهد:
• موضوع مقاله چیست؟
• از چه ابزارها و روش هایی برای انجام پژوهش استفاده شده است؟
• چه نتایج و یافته هایی از انجام این پژوهش حاصل شده است؟
• ساختار نوشتاری مقاله را بررسی می کند.
• عنوان های متن مقاله را از نظر ساختار و شیوه ی نگارش بررسی می کند.
• فهرست مراجع مقاله را بر اساس مبانی شیوه ی نگارشی APA بررسی می کند و آن را با اصول نوشتاری مقالات تطبیق می دهد.
• تصاویر، نمودارها و جداول را کنترل می کند.
• پروسه ی بازبینی اولیه با مطالعه ی یک یا دو صفحه ی ابتدایی هر بخش از مقاله پایان می یابد.

بازبینی اولیه ی مقاله به ایجاد یک تصویر کلی از میزان توجه شما هنگام نگارش در ذهن بازبین نگر کمک می کند. گرچه نقاط ضعف یک مقاله ضرورتاً از کیفیت و کارآیی پژوهش نمی کاهند، با این حال مسلماً محدودیت هایی بر سر راه فهم و استفاده از اثر ایجاد می کنند و کیفیت مقاله را تحت تأثیر قرار خواهند داد. در مرحله بعد سردبیر نشریه، مقاله را معمولاً به دو بازبین گر ارسال می کند تا بررسی دقیق و موشکافانه ی مقاله و نتایج بازبینی های اولیه را انجام دهند.

نتیجه ی داوری

تصمیم گیری نهایی در مورد پذیرش، عدم پذیرش یا درخواست تجدید نظر، در حوزه ی مسئولیت سردبیر نشریه قرار دارد؛ با این حال، نظرات هر کدام از بازبین گران تأثیر به سزایی در این زمینه خواهد داشت.

در این مرحله، چهار گزینه در مقابل سردبیر هیئت تحریریه قرار دارد:

• عدم پذیرش قطعی: گاهی وجود برخی اشتباهات و معایب اساسی در نگارش مقاله، مانند نقص و کمبود در بیان پیش زمینه ی نظری، ارائه ی مفاهیم سردرگم کننده، وجود روابط تعریف نشده میان متغیرها و کاربرد نامناسب نتایج پژوهش های گذشته، موجب صدور این تصمیم از طرف هیئت تحریریه ی نشریه می شود.
• عدم پذیرش به همراه تشویق برای تجدید نظر و ارسال مجدد: در این حالت، سردبیر نشریه ضمن ارسال یک اصلاحیه، از نویسنده می خواهد مقاله ی خود را مورد اصلاح و تجدید نظر قرار دهد و مجدداً برای بازبینی به دفتر نشریه ارسال کند؛ گرچه باز هم تضمینی برای چاپ مقاله وجود نخواهد داشت.
• پذیرش مشروط: در این حالت، مقاله بعد از ویرایش و اصلاح برای بازبینی مجدد در اختیار یکی از بازبین گران اولیه قرار داده می شود.
• پذیرش قطعی: در برخی موارد نادر، مقاله در اولین بازبینی برای چاپ در نشریه مناسب تشخیص داده می شود و صرفاً اعمال چند اصلاح جزئی لازم خواهد بود.

در پایان توصیه می شود همواره پیش از ارسال مقاله ی به یک نشریه نکات پایانی زیر را نیز مدنظر قرار دهید. گرچه این نکات تقریباً برای تمامی پژوهشگران در هر سطحی مناسب و کاربردی است، با این حال روی سخن با محققین جوان و کم تجربه است.